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企业合同管理中的法律风险及防范
 
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企业合同管理中的法律风险及防范
知识产权网 新闻来源:武汉普法网 发布时间:2013/10/4 23:59:20

 企业合同管理中的法律风险及防范

 

    合同是现代企业从事经营活动和对外经济交往的主要手段,合同的签订与履行是企业取得经济效益的主要途径,现代企业的运营过程实际上就是合同签订、履行过程。

  合同管理则是对合同的审批、签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程进行计划、组织、控制、调节和监督检查等管理活动。来自于合同管理过程中的法律风险既包括合同本身产生的法律风险,也包括外部因素引起的法律风险,即内部法律风险和外部法律风险。

  合同风险是企业法律风险源头,大部份法律风险都是因为合同本身不完善或者合同履行过程出现了问题而产生的。因此。合同管理在企业管理中占有非常重要的地位,充分认识其在生产经营过程中的重要作用,防范合同管理过程中可能出现的法律风险,对企业健康发展、创造更大经济效益具有十分重要的意义。

  一、合同管理中法律风险的具体表现

  1、合同签订过程中因合同主体不符合法律规定导致的合同无效

  我国《民法通则》和《合同法》规定,违背法律和行政法规的合同属无效合同。与主体不符合法律规定方签订合同将导致合同无效。因主体不适格

  导致合同无效后,合同所有条款中只有争议解决条款对双方当事人有约束力,其它条款均无效,双方订立合同的目的不能得以实现,造成人力物力的浪费,给企业带来经营风险。对有些特殊行业,尤其是关系国计民生的行业,国家实行行业准入制度,不符合一定标准的自然人和其他主体不允许进入市场。如发包人与没有资质或者资质等级达不到要求的承包人签订建设工程施工合同,属无效合同。

  2、因合同签订不符合法定程序而导致的合同无效

  根据法律规定,招标、投标是订立合同的基本方式。而在招标、投标中有很多不符合法定程序:应当招标的工程而未招标的;招标人泄露标底的;投标人串通作弊、哄抬标价,致使定标困难或无法定标的;招标人与个别投标人恶意串通、内定投标人的;国家重点建设项目及大型建设项目公开招标的,其议标单位少于三家的。这些情况很可能导致合同无效,会带来合同无效的法律风险。

 

  3、在合同履行过程中因相对方履约能力降低而给合同当事人带来的法律风险

  履约能力即合同当事人履行合同的能力,履约能力既包括支付能力也包括生产能力。合同当事人作为市场主体,内部的风险和外部的风险都可能影响到其支付能力和生产能力。在签订合同之前对对方的履约能力作全面的调查对风险防范有很大帮助,调查的内容应当包括对方的企业性质、注册资金、银行的信用等级、项目审批、资金来源、生产能力、生产规模、技术力量和已有业绩等。一方面要在经济往来过程中注意对方的履约能力,必要时可以自行也可以委托社会中介机构进行调查。

  4、合同履行过程中合同主体和合同内容变更带来的法律风险

  合同在履行过程中可能会因为某种原因发生主体的变更,合同的权利义务转让给第三人。合同主体发生变更后,第三方的信用程度和履约能力对合同一方来说存在未知的风险。比如合同履行过程中的债权转让,转让人只需通知债务人即可,债务人对受让人的情况可能并不了解;此时受让人对债务人来说就是一个新的风险。

  某些合同在履行的过程中,内容不可避免会发生变化。合同条款的制定者不可能穷尽需要合同双方完成的每一项工作,已经约定的条款根据现实情况的变化可能会发生变化,原来的合同条款可能已经没有履行的必要。此时合同内容的变化对双方当事人来说就意味着风险的产生。

  5、因诚信缺失导致的合同欺诈

  合同欺诈的表现方式五花八门,主要表现形式有伪造虚假证件、对自己的真实身份和能力加以隐瞒、利用有些企业对新业务范围的信息缺乏、抓住急于获得经济利益的心理诱使上当。

企业遭受合同欺诈后,应该利用《合同法》关干合同无效的相关规定积极维护自身的合法权益,要求返还财产。对于合同标的额大,影响恶劣的,可以请求公安、司法机关处理。

  6、国家政策变动带来的合同法律风险

  政策变动带来的合同风险属于企业的外部法律风险。在我国这样一个经济转轨国家,政策调整和变动的风险始终是影响企业经营的重要因素。国家政策变动包括金融政策变化、税收政策变化、产业政策变化等。由于我国合同法尚未设立情势变更规定,因而防范由于政策变动带来的合同风险显得尤为重要。

  二、防范合同管理中法律风险的措施

  1、在企业内部建立严格的合同评审机制,落实合同会签制度,做好合同风险的事先防范

  这是防范合同管理中法律风险的制度保障。在合同评审体制中最重要的就是合同会签制度,合同在签订之前,必须经过业务部门负责人签署意见。

  相关业务部门应当从自身的职责及角度出发,对合同的内容进行审核,将本部门的意见签署在合同会签单上,明确是否同意签订合同,合同内容还应该做什么样的修改。

  合同评审属于合同风险的事先防范,事先防范投入的成本远远低干事后救济,但起到的作用却不可估量。事先防范的投入和事后防范的投入是成反比的,事先防范的投入小,事后防范的投入就大;反之,事先防范的投入大,事后救济的投入就小。企业重视发挥合同评审机制的作用,可以以小的投入获得大的收益。

  2、收集与本行业有关的合同文本,对合同文本进行整理,形成符合本企业特点的示范文本

  企业的性质不同,使用的合同种类也不相同。企业的主导产业所使用的合同是最重要的合同,是关系企业经济效益的重要合同,其他合同从性质和合同金额上来讲,都是为主导产业服务的。企业应当针对自己的主要业务内容对这些经常使用的合同进行总结,一方面可以借鉴行业内其他企业的通行做法,另一方面可以总结自身在长期的经营管理过程中形成的合同实际履行的经验,并把经验书面化到合同中,建立本企业经常使用的示范文本。除此之外,企业还应当根据国家法律、行政法规、地方性法规和规章以及行业规范的更新变化,及时调整示范文本。

  3、提高企业全体员工的法律水平,进行有针对性的培训,提高员工履约能力,防范合同履行过程中的法律风险

  签订一个好的合同只是开始,合同的履行才是真正重要的环节。企业相关人员在合同履行过程中,应当注意保存自己一方已经履行合同义务的证据,同时注意保存对方违反合同的证据,尽量将这些过程用书面形式记载下来。在合同履行过程中,有时合同内容可能会发一些变化,尤其是对方当事人占主导和支配地位的合同,对方当事人往往会利用优势地位在履行过程中让相对方承担合同义务之外的工作。相对方在此种情况下应做好补充合同或者备忘录等书面记载,将书面文件送交对方当事人签字或者盖章。如果对方拒绝签收或者在收到文件后不签字盖章,经办人应保留曾经将此类文件送交给相对人的书面证据。

  企业要针对本行业的特点对企业员工进行相应的法律培训,提高他们的法律素养,使他们在履行合同的过程中能够收集保管好相关证据资料,保证合同顺利履行,防止诉讼发生,为诉讼需要的证据资枓做好准备。

  4、做好合同相对人的资信调查,建立信用等级评价,客户登记制度

  企业可以制定签约主体资信调查制度,具体内容包括:

  (1)履约能力

  财产状况的调查:注册资金、实有资本、其他形式的财产,此项调查可依据资产负债表、损益表和金融机构出具的信用证明。

  生产能力的调查:厂房、设备、原材料、生产规模、技术水平、交货能力。

  经营能力的调查:经营金额、销售渠道、市场竞争能力的强弱。

  (2)履约信用

  经营历史、经营作风、客户的评价、与金融机构、政府间的关系。调查的方式和渠道包括:

  官方渠道;注册、变更、年检材料,纳税申报表,审计报告。

  委托金融机构或资信调查机构:有付款和贸易。

  直接向对方了解:谈判记录、函电、洽谈会。

  根据调查结果进行登记,对合作关系良好,在合同履行过程中互相支持的相对人建立诚信客户名册,对信誉差、履约能力低、双方曾发生过矛盾甚至诉讼的,在企业内部进行公布警示,与之发生业务时严加防范。

  对已经签订合同的,为减少相对方履约能力降低给当事人带来的风险,我国《合同法》第六十八条和第六十九条的不安抗辩权制度对此做出了规定,当当事人发现对方经营状况严重恶化;转移财产、抽逃资金,以逃避债务;丧失商业信誉;有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形等情形时,可以中止履行合同,如果对方在合理期限内不能恢复履行能力并且未提供适当担保的,合同当事人还可以解除合同。

 

  5、利用担保保证合同全面履行

  企业在合同签订和履行过程中,为保证合同严格履行,可以依据担保法的规定,依法设定担保的内容,明确合同三方的权利义务,用好合同担保制度,降低合同风险。具体而言,企业要求其他企业为合同履行提供担保,应审查对方的担保资格以及用来担保的财产权利状况,并在合同中明确担保责任条款,一旦相对方违约,可依法追究担保责任,实现合同担保权利。企业如果是做担保人或为其他企业提供担保,要依法审慎设定,必要时可要求被担保人提供反担保,以减小合同担保风险。

  6、利用保险制度转嫁合同风险

  保险业有资金融通、经济补偿和辅助社会管理三大功能,企业可以利用其经济补偿功能转嫁合同风险,实现三方共赢。

  7、在企业内部建立完善的法律事务机构,建立和实行企业总法律顾问制度

  这是防范合同管理中的法律风险的组织保障。我国加入世界贸易组组后,国内企业已被置于与国外企业同一市场规则的法律环境,因此,必须选用一批懂经济、懂法律、懂管理和能掌握运用世贸规则的高级企业管理人才,建立和完善法律事务机构,以化解经营风险。企业总法律顾问制度是企业法律顾问制度的核心,国家经贸委关于《在国家重点企业开展企业总法律顾问制度试点工作的指导意见》,中共中央组织部、人事部、司法部等七部委《关于印发在国家重点企业开展企业总法律顾问制度试点工作的指导意见的通知》和国资委于2004 6月1颁布施行的《国有企业法律顾问管理办法》等文件,对企业总法律顾问制度做出了非常明确的规定,大型国有企业尤其是国有重点企业应当设立总法律顾问制度。

  建立和实行企业总法律顾问制度对化解合同管理中的法律风险有十分重要的作用。企业总法律顾问在企业中地位与三总师相同,直接对法定代表人负责,是企业决策层成员。在签订合同过程中,企业总法律顾问可以参与决策,保证决策的合法性,对合同签订过程中的相关法律风险提出防范意见,变传统的事后防范为事先预防。

 

 

 

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